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1.- Introducción y marco normativo
En cumplimiento a la Directiva 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión y con la aprobación de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre corrupciones normativas y de lucha contra la corrupción, BASTOS MEDICAL, SL, habilita un canal interno de información al servicio de todas las personas trabajadoras de la empresa con la finalidad de poder informar sobre actividades ilícitas o infracciones y conductas irregulares de las que hayan podido ser testigos.
2.- Ámbito de aplicación del canal interno de información
La presente ley tiene por finalidad otorgar una protección adecuada frente a las represalias que puedan sufrir las personas físicas que informen sobre alguna de las acciones u omisiones del artículo 2 de la ley, a través de alguno de los procedimientos previstos en ella:
Ámbito objetivo
De acuerdo con este reglamento a través de este canal interno se puede comunicar:
a) Cualesquiera acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea
b) Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal, civil, mercantil, administrativa o tributaria que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública y para la Seguridad Social cometidas por cualquier miembro de la empresa.
Las medidas de protección del informante también se aplicarán a las personas facilitadoras, terceras personas relacionadas con el informante, compañeros y compañeras de trabajo o familiares de estas que puedan sufrir algún tipo de represalia.
Ámbito subjetivo
Todas las personas trabajadoras de Bastos Medical SL pueden usar el canal de interno de información habilitado. Disponible también para clientes, proveedores de servicios o toda persona física o jurídica.
3.- Órgano competente
La persona “Responsable del Sistema Interno de Información” será la persona destinataria y responsable del seguimiento y cumplimiento de lo dispuesto en el marco normativo y de las gestiones de las comunicaciones recibidas a través del canal interno de comunicación, así como de las investigaciones en caso de que las hubiere. Notificación de su nombramiento a la Autoridad Independiente de Protección del Informante de Cataluña (A.A.I.)
4.- Medios de comunicación de la información
Canal Interno: Bastos Medical SL. habilita para todas las personas trabajadoras de la compañía, un canal interno de comunicación mediante la plataforma CO-RESOL. Un canal de comunicación de posibles irregularidades, seguro y confidencial mediante las siguientes dos opciones:
1) Página web de CO-RESOL https://co-resol.bcnresol.com/es/webclick introduciendo el código medical .
2) Descargando la App de la plataforma CO-RESOL https://co-resol.com/index.html
5.- Requisitos recomendables de la recepción de la información
1.- IDENTIFICACIÓN DEL INFORMANTE
La persona informante puede formular la comunicación de forma anónima o no anónima y de forma verbal o por escrito.
En caso de que la información no sea anónima y se realice por escrito a través del canal habilitado por BASTOS MEDICAL SL, se garantizará la reserva de identidad de la persona informante, de modo que esta no sea revelada a terceras personas.
Al hacer la comunicación, la persona informante podrá facilitar los siguientes datos personales:
o Nombre y apellidos
o DNI/NIE
o Teléfono
o Correo electrónico
o Domicilio
En caso de comunicación verbal, ya sea mediante reunión presencial, como vía telefónica o a través de un sistema de mensajería de voz, se advertirá a la persona informante de que la comunicación será grabada y se le informará del tratamiento de sus datos de acuerdo con lo que establecen el Reglamento (UE) 2016/679.
En caso de comunicación anónima solo se tramitarán si en los hechos relatados puede al menos, identificarse:
Nombre y apellidos, lugar y fecha de los presuntos hechos.
2.- IRREGULARIDAD O INFRACCIÓN INFORMADA
La persona informante deberá indicar el tipo de infracción y aportar la información con el detalle suficiente de aquella irregularidad o infracción que pueda suponer un incumplimiento de la normativa, así como aquellas conductas o actitudes contrarias a los valores éticos de la compañía. Tendrá consideración de comportamiento delictivo cualquier conducta prevista como delito por el Código penal, así como en el Derecho Internacional Penal. Las disputas personales, así como los meros rumores que afecten a ámbitos estrictamente personales de las personas que forman parte de la plantilla de la empresa, no se tendrán en consideración y las comunicaciones de infracciones falsas o aquellas que una persona informante haga negligentemente, podrán dar lugar a la correspondiente responsabilidad.
3.- APORTACIÓN DE DOCUMENTOS O EVIDENCIAS Prueba documental si la hubiere.
4.- IDENTIFICACIÓN DE LAS PERSONAS RESPONSABLES DE LA IRREGULARIDAD O INFRACCIÓN
La persona informante deberá indicar nombre y apellidos y/o departamento.
6.- Protección y derechos de la persona informante y de la afectada
Bastos Medical SL informa de la existencia y uso del canal interno de información implantado (CO-RESOL) garantizando la máxima confidencialidad aplicable tanto a las comunicaciones recibidas como a la información sobre el tratamiento de los datos personales de la persona informante.
En cumplimiento con dicha normativa, se proporciona la información adecuada de forma clara y accesible sobre las instrucciones del canal interno de información.
Confidencialidad:
Se garantiza que la identidad de la persona informante será en todo caso reservada y que no se comunicará a la persona/s afectadas a las que se refieren los hechos informados ni a terceras personas.
La persona a la que se refieran los hechos relatados no será en ningún caso informada de la identidad de la persona informante, salvo que sea por un proceso en investigación judicial. En este caso, se informará previamente a la persona informante que su identidad será revelada.
Anonimato:
El canal de comunicación posibilita realizar las comunicaciones revelando los datos personales de la persona informante y también de forma anónima, sin revelar datos personales, en este caso, garantizando el anonimato.
Protección de datos de carácter personal:
Bastos Medical SL tratará los datos personales contenidos en el canal de comunicación, con la finalidad de gestionar las comunicaciones recibidas acerca de un posible incumplimiento o irregularidad en normativa interna y/o legal vigente.
Los datos personales que se proporcionen se conservaran durante el plazo de 3 meses desde la comunicación, salvo que haya derivado a un proceso judicial.
La persona informante podrá ejercer sus derechos en los términos y condiciones de la legislación vigente en materia de protección de datos personales, al domicilio social de Bastos Medical SL y /o en la web: https://www.medicalexpress.es/politica-de-privacidad
Prohibición de represalias:
La persona informante que presente una comunicación conforme a lo previsto en esta ley no recibirá ningún acto constitutivo de represalia.
Entendiendo como represalia cualesquiera actos u omisiones que estén prohibidos por la ley, o que, de forma directa o indirecta, supongan un trato desfavorable que sitúe a las personas que las sufren en desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional, solo por su condición de informante.
Recibir información de la resolución o archivo de la comunicación:
La persona informante recibirá un acuse de recibo de la comunicación realizada, en el plazo de 7 días naturales siguientes a la recepción de la misma por parte de Bastos Medical, SL, salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación.
El plazo para dar respuesta a las actuaciones de investigación no podrá ser superior a tres meses, a contar desde la recepción de la comunicación, salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, este podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales.
7.- Gestión del canal interno de información
La gestión del canal de información se realizará de forma interna y confidencial dentro de la compañía.
8.- Procedimiento de gestión de la información recibida
• Recepción y tratamiento de la información
La comunicación de la información será recibida por una persona llamada “Interlocutora”, miembro de Bastos Medical SL. Una vez recibida la información, se procederá a su análisis previo con la finalidad de evaluar si procede o no la tramitación de la comunicación. Tanto si procede como no, se informará a la persona informante. En caso de que proceda, se genera un número de registro aplicando las medidas de confidencialidad y enviando un acuse de recibo de la comunicación a la persona informante, en el plazo de 7 días naturales siguientes a su recepción, salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación.
• Análisis inicial de la comunicación
En caso de que la comunicación estuviera fundada, es decir que ponga en conocimiento una serie de hechos o indicios de apariencia irregular, ilícita o delictiva, actuando, la persona informante, en la creencia racional de que los hechos o indicios relacionados son ciertos, y requiera de acciones inmediatas para proteger a la persona informante, a terceros o la propia compañía, se procederá a la admisión a trámite.
La empresa podrá solicitar a la persona informante información adicional si así lo considera conveniente.
Se analizará la información, así como todas pruebas documentales aportadas en caso de que las hubiera.
Esta información se recogerá en un informe.
Recibida la comunicación la persona “interlocutora”, procederá a la apertura de un expediente. A continuación, adoptará una decisión respecto de cada expediente que podrá consistir en la apertura de una investigación o en el archivo del expediente, si la denuncia fuere totalmente infundada o de mala fe.
En ambos casos constará en cada uno de los expedientes las razones que motivan la decisión adoptada.
Se adoptará, en su caso, las medidas cautelares oportunas para que no persevere el daño proveniente de los hechos denunciados y para que no se pierdan los medios de prueba de los mismos.
Se velará porque se respeten los derechos del denunciante, del denunciado y de las demás personas implicadas en la comunicación de la infracción.
• Investigación interna
En caso de que hubiera infracción, se procederá a la investigación interna mediante diferentes actuaciones de investigación.
Se informará a la persona afectada de la existencia de una comunicación en su contra, sin revelar la identidad de la persona informante.
La persona afectada tendrá el derecho a declarar y aportar la documentación que pueda considerar para su defensa.
Se podrá solicitar aporte adicional de documentación.
• Informe de respuesta y posible conclusión del procedimiento
En el plazo máximo de 3 meses a contar des de la recepción de la comunicación, se dará respuesta de la actuación de la investigación, a excepción de casos de especial complejidad que puedan requerir de otros 3 meses adicionales.
09.- Revisión y actualización del canal interno de información
De acuerdo con el artículo 31 bis del Código Penal, el canal de información se verificará periódicamente cuando se ponga de manifiesto la necesidad de actualizarlo o subsanar posibles deficiencias que puedan detectarse.
10.- Medidas de mejora
Después de haber revisado y realizado la investigación interna de la comunicación, se adoptarán medidas correctoras y de mejora, así como la ejecución y el seguimiento de las mismas.
11.- Conservación de la información
La persona Responsable del Sistema de Información Interno, encargada del cumplimiento, mantendrá un registro y archivo de todas las comunicaciones y consultas que se hayan presentado en el Canal interno de comunicación de acuerdo con la normativa en materia de protección de datos personales.
12.- Régimen sancionador
Después de haber realizado la investigación interna, si existen pruebas de incumplimiento de la ley, y procede aplicar medidas disciplinarias, se llevarán a término de acuerdo con lo establecido en el convenio colectivo de aplicación en la empresa “Empresas mayoristas e importadores de productos químicos industriales y de droguería, perfumería y anexos” o en la normativa legal vigente.
13.- Canal externo de comunicación
De acuerdo con la mencionada ley, cualquier persona informante, dispone de la posibilidad de informar mediante un canal externo de comunicación ante las autoridades competentes u organismos autonómicos competentes, tanto directamente o previa comunicación a través del canal interno habilitado por la empresa.
Autoridades Independientes de Protección del Informante:
Autoridad habilitada por la Unión Europea (OLAF) https://anti-fraud.ec.europa.eu/index_es
Autoridades habilitadas a nivel nacional:
Servicio Nacional de Coordinación Antifraude (SNCA) https://www.igae.pap.hacienda.gob.es/sitios/igae/es-ES/Paginas/denan.aspx
Autoridades habilitadas a nivel autonómico:
Oficina Antifraude de Cataluña (OAC) https://www.antifrau.cat/
Oficina Andaluza Antifraude (OAAF) https://buzon.antifraudeandalucia.es
Oficina de Prevención y Lucha contra la Corrupción en las Illes Balears (OAIB) https://denuncies.oaib.es/#/
Agencia Antifraude de la Comunidad Valenciana https://www.antifraucv.es/
Oficina de buenas prácticas y Anticorrupción de la Comunidad Foral de Navarra (OANA) https://oana.es/es
